このチェックリストでは、アカウントの Owner と Admin 向けに、新しい拠点に必要なことを、fax番号の取得から最初のfaxの受信確認まで順を追って説明します。すべての拠点で同じ手順に従うことで、拡大してもアカウントを整理された状態に保てます。
始める前に
新しい拠点について、次の情報を用意してください。
- アカウントに表示したい拠点名（例：「Springfield Clinic」）。
- その拠点で新しいfax番号が必要か、既存の番号を引き続き使用するか。
- そこでfaxを送受信するスタッフの一覧と、各スタッフの勤務先メールアドレス。
- 診療所やオフィスの責任者など、拠点を日常的に管理する担当者。
ヒント：組織でFax.Plusを初めて利用する場合は、まず Fax.Plus Enterprise 管理者向けオンボーディング の動画シリーズをご覧ください。この記事では、アカウントの設定が完了した後に新しい拠点を追加する方法を説明します。
ステップ1：拠点用のfax番号を取得する
紹介元の医療機関、薬局、保険会社などの送信者からのfaxが常に適切なチームに届くよう、通常は拠点ごとに専用のfax番号を用意します。
- 新しい番号が必要な場合：ダッシュボードの「電話番号」セクションから購入します。Fax.Plusで取得できる番号の種類を教えてくださいをご覧ください。
- 拠点の現在の番号を引き続き使う場合：送信者が登録情報を更新しなくて済むよう、番号をFax.Plusにポートします。Fax.Plusでの番号ポートの手順を教えてくださいをご覧ください。
注意：ポートには時間がかかり、現在のプロバイダーによっても異なります。受信するfaxを取りこぼさないよう、ポートが完了するまで拠点の既存のfaxサービスは有効にしておいてください。
ステップ2：番号にわかりやすい名前を付ける
番号に拠点名などのフレンドリーネームを追加します。これにより、特に拠点が多い場合でも、管理者やスタッフがどの番号がどの拠点のものかをすぐに把握できます。fax番号にフレンドリーネームを割り当てるにはどうすればよいですか？をご覧ください。
ステップ3：拠点のチームを追加する
新しい拠点でFax.Plusを使用するスタッフを、1人ずつ招待します。アカウントにメンバーを追加するにはどうすればよいですか？をご覧ください。
組織でシングルサインオン（SSO）を使用している場合は、代わりにIDプロバイダー経由でユーザーを追加します。SSO対応アカウントに新しいチームメンバーを招待するにはどうすればよいですか？をご覧ください。
ステップ4：ロールとマネージャーのアクセス権を設定する
新しい拠点で、誰が何を閲覧・管理できるかを決めます。
- アカウントへのフルアクセスがなくてもチームをサポートできるよう、拠点のマネージャーに適切なロールを付与します。ロールと権限について：Owner、Admin、Member、Managerをご覧ください。
- マネージャーにチームの送受信faxを表示させたい場合は、アカウントの階層を設定します。管理者はチームのすべての送受信faxを確認できますか？をご覧ください。
ステップ5：fax番号を割り当てる
拠点の番号を、そのfaxを受信するスタッフに割り当てます。番号に割り当てられたすべてのユーザーは、その番号宛ての受信faxをFax.Plusの受信トレイで確認でき、メール通知も受け取ります。
ページ使用量を管理しましょう：1つの番号を複数のユーザーに割り当てると、受信した各ページが、割り当てられたユーザー1人につき1回ずつクォータに加算されます。5人で共有している番号に1ページのfaxが届くと、5ページ分が消費されます。各番号は、そのfaxを受信する必要がある人にのみ割り当ててください。それ以外のスタッフも、アカウントのデフォルトの発信者番号を使ってfaxを送信できます。
ステップ6：拠点の送信設定を行う
新しい拠点から送信したfaxが正しく表示され、受信者に届くことを確認します。
- 発信者番号： この拠点のスタッフの送信元として表示される番号を確認します。プリセット/デフォルトの発信者番号とは何ですか？また、どのように変更できますか？をご覧ください。ユーザーに複数の番号が割り当てられている場合は、割り当てられた複数のfax番号からfaxを送信するにはどうすればよいですか？をご覧ください。
- faxヘッダー： 各ページの上部に印字される行に、拠点名または組織名を追加します。faxヘッダーをカスタマイズするにはどうすればよいですか？をご覧ください。
- 送信票： 拠点の連絡先の詳細とロゴを追加します。faxに送信票を追加するにはどうすればよいですか？をご覧ください。
- メールから送信： スタッフがメールクライアントから直接faxを送信できるようにします。複数のチームメンバーに対して Email-to-Fax を有効にするにはどうすればよいですか？をご覧ください。
患者情報を送信しますか？ アカウントが HIPAA または PHIPA に準拠している場合、スタッフは @tls.fax.plus の安全な TLS email-to-fax を使用してください。HIPAA & PHIPA準拠の Fax.Plus アカウント向け Email-to-Faxをご覧ください。
ステップ7：運用開始前にテストする
新しい番号を送信者の方々にお知らせする前に、簡単なテストを行いましょう。
- この拠点から、ご自身で管理している別のfax番号にテストfaxを送信し、ヘッダーと送信票が正しく表示されていることを確認します。
- この拠点の番号宛てにテストfaxを送信し、割り当てられたすべてのスタッフに届くことを確認します。
- スタッフが email-to-fax を使用する場合は、メールからもテストfaxを1通送信します。
テストに問題がなければ、新しいfax番号を紹介元の医療機関、パートナー、その他の定期的な送信者に共有しましょう。
ステップ8：最初の数週間後に利用状況を確認する
拠点の運用開始から数週間後に、分析でそのアクティビティを確認しましょう。スタッフがアカウントを利用しているか、また現在のプランが全体のボリュームに引き続き適しているかを把握できます。チーム内のfax利用状況を追跡するにはどうすればよいですか？をご覧ください。
スタッフの異動や拠点の閉鎖があった場合
- 退職者が出た場合： アカウントからそのユーザーを削除し、そのユーザーにのみ割り当てられていた番号があれば、faxの受信漏れがないよう再割り当てします。チームのユーザーを追加または削除するにはどうすればよいですか？をご覧ください。
- 拠点が閉鎖または統合される場合： その番号を、faxを処理する予定のチームに再割り当てするか、番号を削除する前にサポートチームまでご連絡のうえ、選択肢についてご相談ください。
新規拠点チェックリスト
新しい拠点ごとに、このチェックリストをコピーしてお使いください。
| タスク | 完了 |
|---|---|
| fax番号を購入した、またはポートのリクエストを送信した | ☐ |
| 番号にフレンドリーネームを追加した | ☐ |
| スタッフをアカウントに招待した | ☐ |
| 拠点のマネージャーに適切なロールを付与した | ☐ |
| 番号を、そのfaxを受信するスタッフにのみ割り当てた | ☐ |
| 発信者番号、faxヘッダー、送信票を確認した | ☐ |
| 使用する場合は email-to-fax を有効にした | ☐ |
| テストfaxを送受信した | ☐ |
| 最初の数週間後に分析で利用状況を確認した | ☐ |
新しい拠点の設定でお困りですか？サポートチームがお手伝いします。アカウントのメールアドレスと、追加する拠点をお知らせください。