Chi può usare questa funzione?
Disponibile con il piano Enterprise con Advanced Security Controls attivati.
Attivata da proprietari e amministratori nella Web App. Accessibile a tutti i membri una volta attivata.
I clienti Enterprise con un piano HIPAA o PHIPA possono ora ricevere di nuovo i propri fax come allegati email, con il fax recapitato in modo sicuro tramite una connessione crittografata.
Panoramica
Quando gli Advanced Security Controls (ASC) sono attivi, le notifiche email dei fax contengono per impostazione predefinita solo un messaggio di notifica, senza il file del fax. Con Fax-to-Email per gli account HIPAA e PHIPA, le notifiche dei fax ricevuti e inviati possono nuovamente includere il fax come allegato.
Per mantenere al sicuro le informazioni sanitarie protette (PHI), le email con allegati vengono inviate solo tramite connessioni crittografate TLS 1.2, dall'indirizzo notifications@tls.fax.plus.
Non cambia nulla finché non si sceglie di attivare la funzione. L'impostazione predefinita per gli account ASC resta in modalità solo notifica. Gli allegati vengono inviati solo dopo che un amministratore ha attivato la funzione per l'organizzazione e ogni utente ha attivato gli allegati nelle proprie impostazioni. Gli account senza ASC non sono interessati.
Requisiti
- Un piano Enterprise con Advanced Security Controls (ASC) attivati.
- Un Business Associate Agreement (BAA) firmato per HIPAA, oppure un PHIPA Service Provider Agreement (SPA) per PHIPA.
- Un server di posta del destinatario che supporti TLS 1.2. In caso contrario, non viene inviata alcuna email.
Passaggio 1: attivare gli allegati dei fax per l'organizzazione (proprietari e amministratori)
Un amministratore attiva questa funzione una sola volta per l'intera organizzazione accettando il consenso ASC.
- Accedi al tuo account Fax.Plus e vai alla sezione Impostazioni della dashboard.
- Nella scheda Invio fax, trova il riquadro Notifiche e fai clic su Modifica.
- Fai clic su Cambia accanto a Email.
- Per Notifica fax ricevuti e/o Notifica fax inviati, seleziona Attivo (notifica e allega il fax al messaggio).
- Leggi la dichiarazione di consenso e spunta la casella per accettarla a nome della tua organizzazione, in linea con il Business Associate Agreement stipulato con Alohi.
- Fai clic su Conferma.
- Viene visualizzato un messaggio di conferma: Allegati attivati per le tue notifiche. Ti consigliamo di fare clic su Invia email di prova per verificare che la consegna funzioni, quindi di fare clic su Fine.
Una volta accettato il consenso, tutti gli amministratori e i membri della tua organizzazione possono attivare gli allegati dei fax per se stessi.
Non hai ricevuto l'email di prova? Il tuo server di posta potrebbe non supportare TLS 1.2. Chiedi al team IT di controllare le impostazioni TLS del server di posta e di aggiungere notifications@tls.fax.plus all'elenco dei mittenti consentiti della tua organizzazione.
Passaggio 2: attivare gli allegati dei fax (tutti i membri)
Dopo che un amministratore ha attivato la funzione, ogni utente sceglie nelle proprie impostazioni se ricevere i fax come allegati:
- Accedi al tuo account Fax.Plus e vai alla sezione Impostazioni della dashboard.
- Nella scheda Invio fax, trova il riquadro Notifiche e fai clic su Modifica.
- Fai clic su Cambia accanto a Email.
- Per Notifica fax ricevuti e/o Notifica fax inviati, seleziona Attivo (notifica e allega il fax al messaggio). Un messaggio conferma che gli Advanced Security Controls sono attivi per la tua organizzazione.
- Fai clic su Conferma.
Chi è responsabile dei fax una volta recapitati?
Fax.Plus recapita gli allegati dei fax solo tramite connessioni crittografate TLS 1.2. Una volta recapitata l'email, le misure di sicurezza HIPAA e la custodia delle PHI sull'infrastruttura di posta del destinatario sono responsabilità della tua organizzazione, come stabilito nel Business Associate Agreement stipulato con Alohi.
Differenze rispetto al Fax-to-Email standard
| Funzionalità | Fax-to-Email standard | Fax-to-Email HIPAA & PHIPA |
|---|---|---|
| Disponibile su | Account senza ASC | Account Enterprise con ASC |
| Indirizzo del mittente | notification@fax.plus | notifications@tls.fax.plus |
| Crittografia TLS | Non obbligatoria | TLS 1.2 obbligatorio |
| Impostazione predefinita | Definita da ogni utente | Solo notifica, finché un amministratore non attiva la funzione |
| Consenso dell'amministratore richiesto | No | Sì, una volta per organizzazione |
Domande frequenti
Cambierà qualcosa automaticamente per il mio team?
No. Gli account ASC restano per impostazione predefinita in modalità solo notifica. Gli allegati dei fax vengono inviati solo dopo che un amministratore ha accettato il consenso ASC e un utente ha attivato gli allegati nelle proprie impostazioni.
Cosa succede se il mio server di posta non supporta TLS 1.2?
Non viene inviata alcuna email. Il fax resta comunque disponibile nell'archivio crittografato di Fax.Plus. Chiedi al tuo team IT di abilitare TLS 1.2 e versioni successive sul server di posta, poi invia un'email di prova per verificare la consegna.
Devo installare qualcosa?
No. Fax-to-Email funziona con il tuo client di posta esistente.
I miei fax vengono ancora archiviati in Fax.Plus?
Sì. I fax restano nell'archivio Fax.Plus completamente crittografato, dove puoi cercarli e gestirli dalle schede Posta in arrivo e Inviati.
Chi può attivare la funzione per la nostra organizzazione?
Proprietari e amministratori dell'account. Dopo che un amministratore ha accettato il consenso ASC, gli altri amministratori e i membri possono attivare gli allegati per se stessi.
Ho attivato gli allegati, ma non ricevo le email. Cosa devo controllare?
- Verifica che il tuo server di posta supporti TLS 1.2.
- Chiedi al tuo team IT di aggiungere notifications@tls.fax.plus all'elenco dei mittenti consentiti.
- Controlla le cartelle spam o quarantena.
Per ulteriori passaggi di risoluzione dei problemi, consulta Perché la notifica del fax inoltrato non arriva nella mia email?
Vuoi inviare fax anche dalla tua email? Consulta Email-to-Fax per gli account Fax.Plus conformi a HIPAA e PHIPA.