Chi può utilizzare questa funzione?
Disponibile con il piano Enterprise.
Accessibile a proprietari e amministratori sull'app web.
La conservazione dei documenti si riferisce alla pratica di archiviare e mantenere documenti, registri e informazioni per un periodo di tempo specifico, in conformità con i requisiti legali, normativi o aziendali.
Implementando una politica di conservazione dei documenti, le aziende hanno la possibilità di rimuovere i propri documenti completamente crittografati dai nostri data center dopo un certo periodo. Lo scopo della conservazione dei documenti è garantire che i documenti importanti vengano conservati per riferimenti futuri, controlli, conformità e finalità legali, consentendo al contempo lo smaltimento responsabile dei documenti che non sono più necessari.
La politica di conservazione dei documenti consente al proprietario dell'account e agli amministratori di specificare il numero di giorni per cui Fax.Plus deve conservare ogni fax dopo la sua creazione. Una volta trascorso questo periodo specificato, Fax.Plus eliminerà definitivamente i fax memorizzati. Questa azione è valida per tutta l'organizzazione e interesserà tutti i membri del team all'interno della tua organizzazione Fax.Plus.
Attenzione: una volta che un fax viene eliminato in base a questa politica, l'azione non può essere annullata e i tuoi fax verranno eliminati definitivamente dopo il periodo definito.
Per impostazione predefinita, Fax.Plus fornisce una crittografia completa tramite Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit per tutti i fax e i relativi backup e, per garantire la massima protezione della privacy, memorizziamo le informazioni personali degli utenti nel nostro data center svizzero, protetto dalla Legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e dall'Ordinanza federale svizzera sulla protezione dei dati (OLPD).
Le aziende che operano in settori regolamentati potrebbero comunque dover rispettare requisiti rigorosi in materia di archiviazione dei fax. Tali requisiti possono richiedere di mantenere i fax all'interno di una specifica area geografica o di memorizzarli localmente o in un repository designato. Mentre la nostra funzione Data Residency risponde ai requisiti locali di residenza dei dati, la nostra politica di conservazione dei documenti consente alle aziende di scegliere la rimozione dei propri fax completamente crittografati dai nostri data center dopo un determinato periodo.
Per impostazione predefinita, tutti i file fax inattivi sono crittografati tramite Advanced Encryption Standard (AES) a 256 bit e memorizzati in data center svizzeri con le più elevate misure di privacy e sicurezza in vigore. Tuttavia, se per motivi di conformità hai bisogno di eliminare i fax dai nostri server dopo un determinato periodo di tempo, puoi specificare il periodo che preferisci.
Segui questi passaggi per specificare il tuo periodo di conservazione dei documenti:
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Accedi al tuo account Fax.Plus e vai alla sezione Impostazioni sulla tua dashboard.
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Nella scheda Sicurezza, trova Periodo di conservazione dei documenti.
- Quindi, clicca su Modifica.
- Specifica il periodo di conservazione dei documenti per Fax ricevuti e anche per Fax inviati.
- Clicca su Conferma.
Attivando la politica di conservazione dei documenti, i tuoi fax verranno eliminati definitivamente dopo il numero di giorni che definisci.
Nota: tieni presente che se imposti il periodo di conservazione a 0 giorni, tutti i fax — inviati, ricevuti o entrambi — verranno eliminati immediatamente e in modo definitivo dal tuo account al momento della trasmissione.