Chi può utilizzare questa funzionalità?
Disponibile con il piano Enterprise .
Accessibile a Proprietari e Amministratori nell'app web.
Se la tua azienda cambia dominio email, ad esempio da @oldcompany.com a @newcompany.com, il modo in cui aggiornare gli utenti dipende dall'attivazione o meno del provisioning automatico degli utenti (SCIM) sul tuo account Fax.Plus.
- SCIM attivo: modifica gli indirizzi email nel tuo identity provider. Gli utenti Fax.Plus esistenti vengono aggiornati automaticamente e mantengono la cronologia dei fax e i numeri di fax.
- SSO senza SCIM: gli indirizzi email degli utenti esistenti non possono essere modificati. Devi effettuare il provisioning dei nuovi indirizzi come nuovi utenti e dare loro accesso alla cronologia precedente, come descritto di seguito.
Se utilizzi il provisioning automatico degli utenti (SCIM)
- Nel tuo identity provider, aggiorna l'indirizzo email di ogni utente interessato con il nuovo dominio.
- Assicurati che gli utenti restino assegnati all'applicazione Fax.Plus nel tuo identity provider, in modo che la modifica venga sincronizzata con Fax.Plus.
- Verifica che il formato NameID sia impostato su EmailAddress e che invii il nuovo indirizzo.
- Chiedi a uno degli utenti interessati di accedere con il nuovo indirizzo e di verificare che riesca a vedere i propri fax e il proprio numero di fax come prima.
Gli utenti mantengono i loro account Fax.Plus esistenti, quindi la cronologia dei fax, i numeri di fax e la posizione nella gerarchia dell'account restano invariati. Non sono necessari altri passaggi.
Se utilizzi l'SSO senza SCIM
Se aggiorni i nomi utente nel tuo identity provider senza SCIM, gli utenti interessati non potranno più accedere a Fax.Plus. Vedranno il seguente errore:
Nome utente con NameID SSO *** non trovato
Senza SCIM, l'indirizzo email di un utente esistente non può essere modificato e un utente esistente non può essere associato a un nuovo indirizzo. Quando il dominio cambia, il tuo identity provider invia un NameID che non corrisponde a nessun utente del tuo account Fax.Plus e l'autenticazione non riesce.
L'utente originale esiste ancora nell'account, e tutti i fax inviati e ricevuti da quell'utente rimangono associati ad esso.
Nota: non eliminare gli utenti originali. La loro cronologia fax è associata a quei record utente e non può essere trasferita a un altro indirizzo email.
Nota: mantenere gli utenti originali nell'account non influisce sulla fatturazione. Il piano Enterprise include un numero illimitato di utenti senza costi aggiuntivi.
Cosa fare
Effettuare il provisioning dei nuovi indirizzi email come nuovi utenti, quindi posizionare ciascun nuovo utente al di sopra del corrispondente vecchio utente nella gerarchia dell'account. Il nuovo utente avrà così accesso a tutto ciò che il vecchio indirizzo ha inviato e ricevuto.
- Nel tuo identity provider, verifica che il formato NameID sia impostato su EmailAddress e che invii il nuovo indirizzo esattamente nella forma in cui verrà registrato tramite provisioning.
- Effettua il provisioning dei nuovi indirizzi email nel tuo account Fax.Plus tramite l'IdP. Ogni nuovo indirizzo viene creato come nuovo utente.
- Riassegna il numero di fax dal vecchio utente al nuovo. Vai alla sezione Numeri, trova il numero, fai clic su Altro (⋮) e poi su Gestisci assegnazione, quindi assegnalo al nuovo indirizzo email. Il nuovo utente riceve un'email che conferma l'assegnazione.
- Vai a Utenti e fai clic su Modifica gerarchia nell'angolo in alto a destra.
- Trascina ogni vecchio utente in modo che si trovi sotto il corrispondente nuovo utente, rendendo il nuovo indirizzo il Manager di quello vecchio.
- Fai clic su Salva per confermare e applicare le modifiche.
- Chiedi a uno degli utenti interessati di accedere con il nuovo indirizzo e di verificare che riesca a vedere i fax inviati e ricevuti dal vecchio indirizzo.
Nota: i fax inviati sono specifici di ciascun utente. Proprietari e Amministratori non hanno accesso ai fax inviati da altri utenti; solo i Manager all'interno di una gerarchia ne dispongono. Impostare la gerarchia è ciò che ripristina l'accesso alla vecchia cronologia degli invii.
Dopo la modifica
- I nuovi fax vengono inviati e ricevuti con il nuovo indirizzo email.
- Il numero di fax resta con la persona. Dopo la riassegnazione, i fax in arrivo giungono al nuovo indirizzo e il vecchio utente conserva solo i fax storici.
- I fax appartenenti al vecchio indirizzo restano associati al vecchio utente e sono visibili al nuovo indirizzo in qualità di Manager.
- Il vecchio indirizzo non può più essere usato per accedere una volta rimosso dal tuo identity provider.
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