¿Quién puede usar esta función?
Disponible en el plan Enterprise.
Accesible para Propietarios y Administradores en la aplicación web.
Si su empresa cambia su dominio de correo electrónico, por ejemplo de @oldcompany.com a @newcompany.com, la forma de actualizar a sus usuarios depende de si el aprovisionamiento automático de usuarios (SCIM) está habilitado en su cuenta de Fax.Plus.
- SCIM habilitado: cambie las direcciones de correo electrónico en su proveedor de identidad. Los usuarios existentes de Fax.Plus se actualizan automáticamente y conservan su historial de fax y sus números de fax.
- SSO sin SCIM: las direcciones de correo electrónico de los usuarios existentes no se pueden cambiar. Debe aprovisionar las nuevas direcciones como usuarios nuevos y darles acceso al historial anterior, como se describe a continuación.
Si utiliza el aprovisionamiento automático de usuarios (SCIM)
- En su proveedor de identidad, actualice la dirección de correo electrónico de cada usuario afectado al nuevo dominio.
- Asegúrese de que los usuarios sigan asignados a la aplicación Fax.Plus en su proveedor de identidad, para que el cambio se sincronice con Fax.Plus.
- Confirme que el formato de NameID esté establecido en EmailAddress y que envíe la nueva dirección.
- Pida a uno de los usuarios afectados que inicie sesión con su nueva dirección y confirme que puede ver sus faxes y su número de fax como antes.
Los usuarios conservan sus cuentas existentes de Fax.Plus, por lo que su historial de fax, sus números de fax y su posición en la jerarquía de su cuenta permanecen igual. No se requieren más pasos.
Si utiliza SSO sin SCIM
Si actualiza los nombres de usuario en su proveedor de identidad sin SCIM, los usuarios afectados ya no podrán iniciar sesión en Fax.Plus. Verán el siguiente error:
No se encontró el nombre de usuario con SSO NameID ***
Sin SCIM, la dirección de correo electrónico de un usuario existente no se puede modificar, ni se puede reasignar un usuario existente a una nueva dirección. Cuando cambia el dominio, su proveedor de identidad envía un NameID que no coincide con ningún usuario de su cuenta de Fax.Plus, y la autenticación falla.
El usuario original sigue existiendo en su cuenta, y todos los faxes que ese usuario envió y recibió permanecen asociados a él.
Nota: No elimine a los usuarios originales. Su historial de faxes está asociado a esos registros de usuario y no puede transferirse a una dirección de correo electrónico diferente.
Nota: Mantener a los usuarios originales en su cuenta no afecta a su facturación. El plan Enterprise incluye un número ilimitado de usuarios sin coste adicional.
Qué hacer
Aprovisione las nuevas direcciones de correo electrónico como nuevos usuarios y, a continuación, coloque a cada nuevo usuario por encima del usuario antiguo correspondiente en la jerarquía de su cuenta. De este modo, el nuevo usuario tendrá acceso a todo lo que envió y recibió la dirección antigua.
- En su proveedor de identidad, confirme que el formato de NameID esté establecido en EmailAddress y que envíe la nueva dirección exactamente como se aprovisionará.
- Aprovisione las nuevas direcciones de correo electrónico en su cuenta de Fax.Plus a través de su IdP. Cada nueva dirección se crea como un usuario nuevo.
- Reasigne el número de fax del usuario anterior al nuevo. Vaya a la sección Números, busque el número, haga clic en Más (⋮) y después en Gestionar asignación, y asígnelo a la nueva dirección de correo electrónico. El nuevo usuario recibe un correo electrónico que confirma la asignación.
- Vaya a Usuarios y haga clic en Editar jerarquía en la esquina superior derecha.
- Arrastre y suelte cada usuario anterior de modo que quede debajo del nuevo usuario correspondiente, de manera que la nueva dirección sea el responsable de la anterior.
- Haga clic en Guardar para confirmar y aplicar los cambios.
- Pida a uno de los usuarios afectados que inicie sesión con su nueva dirección y confirme que puede ver los faxes enviados y recibidos por su dirección anterior.
Nota: Los faxes enviados son exclusivos de cada usuario. Los Propietarios y Administradores no tienen acceso a los faxes enviados por otros usuarios; solo los Gestores dentro de una jerarquía sí lo tienen. Configurar la jerarquía es lo que restablece el acceso al historial de envíos antiguo.
Después del cambio
- Los nuevos faxes se envían y reciben con la nueva dirección de correo electrónico.
- El número de fax permanece con la persona. Una vez reasignado, los faxes entrantes llegan a la nueva dirección, y el usuario anterior conserva únicamente sus faxes históricos.
- Los faxes que pertenecen a la dirección anterior permanecen con el usuario anterior y son visibles para la nueva dirección como su responsable.
- La dirección anterior ya no se podrá utilizar para iniciar sesión una vez que se elimine de su proveedor de identidad.
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