Wer kann diese Funktion nutzen?
Verfügbar in den Enterprise-Tarifen.
Zugänglich für Inhaber und Administratoren in der Web-App.
Diese Checkliste führt Kontoinhaber und Administratoren durch alles, was ein neuer Standort benötigt – von der Beschaffung der Faxnummer bis zur Bestätigung, dass das erste Fax ankommt. Wenn Sie für jeden Standort dieselben Schritte befolgen, bleibt Ihr Konto auch bei wachsender Größe übersichtlich.
Bevor Sie beginnen
Halten Sie diese Angaben für den neuen Standort bereit:
- Der Name des Standorts, so wie er in Ihrem Konto erscheinen soll (zum Beispiel „Springfield Clinic“).
- Ob der Standort eine neue Faxnummer benötigt oder eine bestehende behalten wird.
- Die Liste der Mitarbeitenden, die dort Faxe senden oder empfangen, mit ihren geschäftlichen E-Mail-Adressen.
- Wer den Standort im Tagesgeschäft verwaltet, zum Beispiel die Praxis- oder Büroleitung.
Tipp: Wenn Ihre Organisation neu bei Fax.Plus ist, beginnen Sie mit unserer Videoreihe Fax.Plus Enterprise Admin Onboarding. Dieser Artikel behandelt das Hinzufügen weiterer Standorte, nachdem Ihr Konto eingerichtet wurde.
Schritt 1: Faxnummer für den Standort beschaffen
In der Regel hat jeder Standort eine eigene Faxnummer, damit Absender wie zuweisende Ärztinnen und Ärzte, Apotheken und Versicherungen immer das richtige Team erreichen.
- Benötigen Sie eine neue Nummer? Erwerben Sie eine im Bereich „Nummern“ Ihres Dashboards. Siehe Welche Arten von Nummern kann ich bei Fax.Plus erwerben?
- Soll die aktuelle Nummer des Standorts bleiben? Portieren Sie sie zu Fax.Plus, damit Absender ihre Unterlagen nicht aktualisieren müssen. Siehe Wie läuft die Nummernportierung bei Fax.Plus ab?
Hinweis: Die Portierung braucht Zeit und hängt vom aktuellen Anbieter ab. Lassen Sie den bestehenden Faxdienst des Standorts aktiv, bis die Portierung abgeschlossen ist, damit keine eingehenden Faxe verloren gehen.
Schritt 2: Der Nummer einen eindeutigen Namen geben
Fügen Sie der Nummer einen Anzeigenamen hinzu, zum Beispiel den Namen des Standorts. So können Administratoren und Mitarbeitende leicht erkennen, welche Nummer zu welchem Standort gehört – besonders bei vielen Standorten. Siehe Wie kann ich einer Faxnummer einen Anzeigenamen zuweisen?
Schritt 3: Team des Standorts hinzufügen
Laden Sie jedes Teammitglied ein, das Fax.Plus am neuen Standort nutzen wird. Siehe Wie kann ich Mitglieder zu meinem Konto hinzufügen?
Wenn Ihre Organisation Single Sign-On (SSO) verwendet, fügen Sie Benutzer stattdessen über Ihren Identitätsanbieter hinzu. Siehe Wie kann ich neue Teammitglieder zu meinem SSO-fähigen Konto einladen?
Schritt 4: Rollen und Manager-Zugriff festlegen
Legen Sie fest, wer am neuen Standort was sehen und verwalten darf:
- Weisen Sie der Standortleitung die passende Rolle zu, damit sie ihr Team unterstützen kann, ohne vollen Kontozugriff zu benötigen. Siehe Rollen und Berechtigungen verstehen: Inhaber, Administrator, Mitglied und Manager.
- Wenn Manager die eingehenden und ausgehenden Faxe ihres Teams sehen sollen, richten Sie Ihre Kontohierarchie ein. Siehe Kann ein Administrator alle eingehenden und ausgehenden Faxe des Teams sehen?
Schritt 5: Faxnummer zuweisen
Weisen Sie die Nummer des Standorts den Mitarbeitenden zu, die dessen Faxe erhalten sollen. Alle, denen eine Nummer zugewiesen ist, erhalten die eingehenden Faxe dieser Nummer in ihrem Fax.Plus-Posteingang und per E-Mail-Benachrichtigung.
- Wie kann ich einem Mitglied in meinem Team eine Faxnummer zuweisen?
- Wie kann ich eine Faxnummer mehreren Mitgliedern in meinem Team zuweisen?
Behalten Sie den Seitenverbrauch im Blick: Wenn eine Nummer mehreren Benutzern zugewiesen ist, wird jede eingehende Seite pro zugewiesenem Benutzer einmal auf Ihr Kontingent angerechnet. Ein einseitiges Fax an eine Nummer, die von 5 Benutzern geteilt wird, verbraucht 5 Seiten. Weisen Sie jede Nummer nur den Personen zu, die deren Faxe empfangen müssen. Andere Mitarbeitende können weiterhin Faxe über die Standard-Absendernummer Ihres Kontos senden.
Schritt 6: Versand für den Standort einrichten
Stellen Sie sicher, dass vom neuen Standort gesendete Faxe richtig aussehen und die Empfänger erreichen:
- Caller-ID: Prüfen Sie, welche Nummer für die Mitarbeitenden des Standorts als Absender angezeigt wird. Siehe Was ist die voreingestellte Standard-Caller-ID und wie kann ich sie ändern? Wenn eine Person mehrere Nummern hat, siehe Wie kann ich Faxe von mehreren mir zugewiesenen Faxnummern senden?
- Fax-Kopfzeile: Fügen Sie den Namen des Standorts oder der Organisation zu der Zeile hinzu, die oben auf jeder Seite gedruckt wird. Siehe Wie kann ich meine Fax-Kopfzeile anpassen?
- Deckblatt: Fügen Sie die vollständigen Kontaktdaten und das Logo des Standorts hinzu. Siehe Wie kann ich meinem Fax ein Deckblatt hinzufügen?
- Senden per E-Mail: Ermöglichen Sie Mitarbeitenden, Faxe direkt aus ihrem E-Mail-Programm zu senden. Siehe Wie aktiviere ich Email-to-Fax für mehrere Teammitglieder?
Senden Sie Patientendaten? Wenn Ihr Konto HIPAA- oder PHIPA-konform ist, sollten Mitarbeitende das sichere TLS-Email-to-Fax über @tls.fax.plus verwenden. Siehe Email-to-Fax für HIPAA- & PHIPA-konforme Fax.Plus-Konten.
Schritt 7: Vor dem Livegang testen
Bevor Sie die neue Nummer den Absendern mitteilen, führen Sie einen kurzen Test durch:
- Senden Sie ein Test-Fax vom Standort an eine andere Faxnummer, auf die Sie Zugriff haben, und prüfen Sie, ob Kopfzeile und Deckblatt richtig aussehen.
- Senden Sie ein Test-Fax an die Nummer des Standorts und bestätigen Sie, dass es alle zugewiesenen Mitarbeitenden erreicht.
- Wenn Mitarbeitende Email-to-Fax nutzen, senden Sie auch ein Test-Fax per E-Mail.
Sobald die Tests erfolgreich waren, teilen Sie die neue Faxnummer zuweisenden Ärztinnen und Ärzten, Partnern und anderen regelmäßigen Absendern mit.
Schritt 8: Nutzung nach den ersten Wochen prüfen
Nachdem der Standort einige Wochen in Betrieb ist, überprüfen Sie seine Aktivität unter Analytics. So sehen Sie, ob die Mitarbeitenden das Konto nutzen und ob Ihr Tarif weiterhin zu Ihrem Gesamtvolumen passt. Siehe Wie kann ich den Fax-Verbrauch in meinem Team nachverfolgen?
Wenn sich das Personal ändert oder ein Standort schließt
- Jemand verlässt das Unternehmen: Entfernen Sie die Person aus dem Konto und weisen Sie alle Nummern neu zu, die nur ihr zugewiesen waren, damit keine Faxe verloren gehen. Siehe Wie kann ich Benutzer zu meinem Team hinzufügen oder daraus entfernen?
- Ein Standort schließt oder wird zusammengelegt: Weisen Sie die Nummer des Standorts dem Team zu, das künftig dessen Faxe bearbeitet, oder wenden Sie sich an unser Support-Team, um Ihre Optionen zu besprechen, bevor Sie die Nummer entfernen.
Checkliste für neue Standorte
Kopieren Sie diese Checkliste für jeden neuen Standort:
| Aufgabe | Erledigt |
|---|---|
| Faxnummer gekauft oder Portierungsantrag eingereicht | ☐ |
| Anzeigename zur Nummer hinzugefügt | ☐ |
| Mitarbeitende zum Konto eingeladen | ☐ |
| Standortleitung mit der richtigen Rolle ausgestattet | ☐ |
| Nummer nur den Mitarbeitenden zugewiesen, die die Faxe dieser Nummer erhalten | ☐ |
| Caller-ID, Fax-Kopfzeile und Deckblatt geprüft | ☐ |
| Email-to-Fax aktiviert, falls genutzt | ☐ |
| Test-Fax gesendet und empfangen | ☐ |
| Nutzung nach den ersten Wochen in Analytics geprüft | ☐ |
Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung eines neuen Standorts? Unser Support-Team hilft Ihnen gerne. Melden Sie sich einfach und nennen Sie uns die E-Mail-Adresse Ihres Kontos und den Standort, den Sie hinzufügen möchten.