Wie gehe ich mit einer Änderung der E-Mail-Domain meines Unternehmens bei meinem SSO-fähigen Konto um?

Aktualisiert

Wer kann diese Funktion nutzen?

Verfügbar im Enterprise-Tarif.

Zugänglich für Owner und Admins in der Web-App.

Wenn Ihr Unternehmen seine E-Mail-Domain ändert, zum Beispiel von @altesunternehmen.com zu @neuesunternehmen.com, und Sie die Benutzernamen in Ihrem Identitätsanbieter aktualisieren, können sich die betroffenen Benutzer nicht mehr bei Fax.Plus anmelden. Sie sehen dann folgende Fehlermeldung:

Benutzername mit SSO-NameID *** wurde nicht gefunden

Warum das passiert

Die E-Mail-Adresse ist die eindeutige Kennung eines Fax.Plus-Benutzers. Bei einem SSO-fähigen Konto kann die E-Mail-Adresse eines bestehenden Benutzers nicht geändert werden, und ein bestehender Benutzer kann nicht auf eine neue Adresse umgestellt werden. Wenn sich die Domain ändert, sendet Ihr Identitätsanbieter eine NameID, die keinem Benutzer in Ihrem Fax.Plus-Konto entspricht, und die Authentifizierung schlägt fehl.

Der ursprüngliche Benutzer bleibt weiterhin in Ihrem Konto bestehen, und alle von diesem Benutzer gesendeten und empfangenen Faxe bleiben ihm zugeordnet.

Hinweis: Löschen Sie die ursprünglichen Benutzer nicht. Ihr Faxverlauf ist an diese Benutzerdatensätze gebunden und kann nicht auf eine andere E-Mail-Adresse übertragen werden.

Hinweis: Das Beibehalten der ursprünglichen Benutzer in Ihrem Konto hat keine Auswirkungen auf Ihre Abrechnung. Der Tarif Enterprise umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern ohne zusätzliche Kosten.

Was zu tun ist

Legen Sie die neuen E-Mail-Adressen als neue Benutzer an und ordnen Sie jeden neuen Benutzer in Ihrer Kontohierarchie über dem entsprechenden alten Benutzer an. Der neue Benutzer erhält dadurch Zugriff auf alles, was die alte Adresse gesendet und empfangen hat.

  1. Vergewissern Sie sich in Ihrem Identitätsanbieter, dass das NameID-Format auf EmailAddress eingestellt ist und dass er die neue Adresse genau so sendet, wie sie bereitgestellt wird.
  2. Stellen Sie die neuen E-Mail-Adressen über Ihren IdP für Ihr Fax.Plus-Konto bereit. Jede neue Adresse wird als neuer Benutzer angelegt.
  3. Übertragen Sie die Faxnummer vom alten auf den neuen Benutzer. Gehen Sie zum Bereich Nummern, suchen Sie die Nummer, klicken Sie auf Mehr (⋮) und anschließend auf Zuweisung verwalten, und weisen Sie sie der neuen E-Mail-Adresse zu. Der neue Benutzer erhält eine E-Mail zur Bestätigung der Zuweisung.
  4. Gehen Sie zu Benutzer und klicken Sie oben rechts auf Hierarchie bearbeiten.
  5. Ziehen Sie jeden alten Benutzer per Drag-and-Drop unter den entsprechenden neuen Benutzer, sodass die neue Adresse zum Manager der alten wird.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen und zu übernehmen.
  7. Bitten Sie einen der betroffenen Benutzer, sich mit seiner neuen Adresse anzumelden und zu bestätigen, dass er die von seiner alten Adresse gesendeten und empfangenen Faxe sehen kann.

Hinweis: Gesendete Faxe sind benutzerspezifisch. Owner und Admins haben keinen Zugriff auf die gesendeten Faxe anderer Benutzer – nur Manager innerhalb einer Hierarchie haben diesen. Das Einrichten der Hierarchie stellt den Zugriff auf den alten Sendeverlauf wieder her.

Nach der Änderung

  • Neue Faxe werden unter der neuen E-Mail-Adresse gesendet und empfangen.
  • Die Faxnummer bleibt bei der Person. Nach der Neuzuweisung gehen eingehende Faxe unter der neuen Adresse ein, und der alte Benutzer behält nur seine bisherigen Faxe.
  • Die zur alten Adresse gehörenden Faxe bleiben beim alten Benutzer und sind für die neue Adresse als deren Manager sichtbar.
  • Die alte Adresse kann nicht mehr zur Anmeldung verwendet werden, sobald sie aus Ihrem Identitätsanbieter entfernt wurde.

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