Wie gehe ich mit einer Änderung der E-Mail-Domain meines Unternehmens bei meinem SSO-fähigen Konto um?

Aktualisiert

Wer kann diese Funktion nutzen?

Verfügbar im Enterprise-Tarif.

Zugänglich für Owner und Admins in der Web-App.

Wenn Ihr Unternehmen seine E-Mail-Domain ändert, zum Beispiel von @oldcompany.com zu @newcompany.com, hängt die Aktualisierung Ihrer Benutzer davon ab, ob die automatische Benutzerbereitstellung (SCIM) in Ihrem Fax.Plus-Konto aktiviert ist.

  • SCIM aktiviert: Ändern Sie die E-Mail-Adressen in Ihrem Identitätsanbieter. Die bestehenden Fax.Plus-Benutzer werden automatisch aktualisiert und behalten ihren Fax-Verlauf und ihre Fax-Nummern.
  • SSO ohne SCIM: Die E-Mail-Adressen bestehender Benutzer können nicht geändert werden. Sie müssen die neuen Adressen als neue Benutzer bereitstellen und diesen wie unten beschrieben Zugriff auf den alten Verlauf geben.

Wenn Sie die automatische Benutzerbereitstellung (SCIM) verwenden

  1. Aktualisieren Sie in Ihrem Identitätsanbieter die E-Mail-Adresse jedes betroffenen Benutzers auf die neue Domain.
  2. Stellen Sie sicher, dass die Benutzer in Ihrem Identitätsanbieter weiterhin der Fax.Plus-Anwendung zugewiesen bleiben, damit die Änderung mit Fax.Plus synchronisiert wird.
  3. Vergewissern Sie sich, dass das NameID-Format auf EmailAddress eingestellt ist und die neue Adresse sendet.
  4. Bitten Sie einen der betroffenen Benutzer, sich mit der neuen Adresse anzumelden und zu bestätigen, dass die Faxe und die Fax-Nummer wie bisher sichtbar sind.

Die Benutzer behalten ihre bestehenden Fax.Plus-Konten, sodass ihr Fax-Verlauf, ihre Fax-Nummern und ihre Position in Ihrer Kontohierarchie unverändert bleiben. Weitere Schritte sind nicht erforderlich.

Wenn Sie SSO ohne SCIM verwenden

Wenn Sie die Benutzernamen in Ihrem Identitätsanbieter ohne SCIM aktualisieren, können sich die betroffenen Benutzer nicht mehr bei Fax.Plus anmelden. Sie sehen dann folgende Fehlermeldung:

Benutzername mit SSO-NameID *** wurde nicht gefunden

Ohne SCIM kann die E-Mail-Adresse eines bestehenden Benutzers nicht geändert werden, und ein bestehender Benutzer kann auch nicht auf eine neue Adresse umgestellt werden. Wenn sich die Domain ändert, sendet Ihr Identitätsanbieter eine NameID, die keinem Benutzer in Ihrem Fax.Plus-Konto entspricht, und die Authentifizierung schlägt fehl.

Der ursprüngliche Benutzer bleibt weiterhin in Ihrem Konto bestehen, und alle von diesem Benutzer gesendeten und empfangenen Faxe bleiben ihm zugeordnet.

Hinweis: Löschen Sie die ursprünglichen Benutzer nicht. Ihr Faxverlauf ist an diese Benutzerdatensätze gebunden und kann nicht auf eine andere E-Mail-Adresse übertragen werden.

Hinweis: Das Beibehalten der ursprünglichen Benutzer in Ihrem Konto hat keine Auswirkungen auf Ihre Abrechnung. Der Tarif Enterprise umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern ohne zusätzliche Kosten.

Was zu tun ist

Legen Sie die neuen E-Mail-Adressen als neue Benutzer an und ordnen Sie jeden neuen Benutzer in Ihrer Kontohierarchie über dem entsprechenden alten Benutzer an. Der neue Benutzer erhält dadurch Zugriff auf alles, was die alte Adresse gesendet und empfangen hat.

  1. Vergewissern Sie sich in Ihrem Identitätsanbieter, dass das NameID-Format auf EmailAddress eingestellt ist und die neue Adresse genau so sendet, wie sie bereitgestellt wird.
  2. Stellen Sie die neuen E-Mail-Adressen über Ihren IdP in Ihrem Fax.Plus-Konto bereit. Jede neue Adresse wird als neuer Benutzer angelegt.
  3. Weisen Sie die Fax-Nummer vom alten Benutzer dem neuen zu. Gehen Sie zum Bereich Nummern, suchen Sie die Nummer, klicken Sie auf Mehr (⋮) und anschließend auf Zuweisung verwalten, und weisen Sie sie der neuen E-Mail-Adresse zu. Der neue Benutzer erhält eine E-Mail, die die Zuweisung bestätigt.
  4. Gehen Sie zu Benutzer und klicken Sie oben rechts auf Hierarchie bearbeiten.
  5. Ziehen Sie jeden alten Benutzer per Drag-and-drop so, dass er unter dem passenden neuen Benutzer steht – so wird die neue Adresse zum Manager der alten.
  6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen und anzuwenden.
  7. Bitten Sie einen der betroffenen Benutzer, sich mit der neuen Adresse anzumelden und zu bestätigen, dass die über die alte Adresse gesendeten und empfangenen Faxe sichtbar sind.

Hinweis: Gesendete Faxe sind benutzerspezifisch. Owner und Admins haben keinen Zugriff auf die gesendeten Faxe anderer Benutzer – nur Manager innerhalb einer Hierarchie haben diesen. Das Einrichten der Hierarchie stellt den Zugriff auf den alten Sendeverlauf wieder her.

Nach der Änderung

  • Neue Faxe werden unter der neuen E-Mail-Adresse gesendet und empfangen.
  • Die Fax-Nummer bleibt bei der Person. Nach der Neuzuweisung gehen eingehende Faxe unter der neuen Adresse ein, und der alte Benutzer behält nur seine früheren Faxe.
  • Die Faxe der alten Adresse bleiben beim alten Benutzer und sind für die neue Adresse als deren Manager sichtbar.
  • Die alte Adresse kann nicht mehr zur Anmeldung verwendet werden, sobald sie aus Ihrem Identitätsanbieter entfernt wurde.

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