Bu özelliği kimler kullanabilir?
Enterprise planlarında kullanılabilir.
Web Uygulaması'nda Sahipler ve Yöneticiler tarafından erişilebilir.
Bu kontrol listesi, hesap Sahiplerine ve Yöneticilerine yeni bir konumun ihtiyaç duyduğu her şeyde, yani faks numarasını almaktan ilk faksın ulaştığını doğrulamaya kadar rehberlik eder. Her konum için aynı adımları izlemek, büyüdükçe hesabınızı düzenli tutar.
Başlamadan önce
Yeni konum için şu bilgileri hazır bulundurun:
- Konumun, hesabınızda görünmesini istediğiniz adı (örneğin, “Springfield Clinic”).
- Konumun yeni bir faks numarasına mı ihtiyaç duyduğu yoksa mevcut numarasını mı koruyacağı.
- Orada faks gönderecek veya alacak personelin listesi ve iş e-posta adresleri.
- Konumu günlük olarak kimin yöneteceği; örneğin muayenehane veya ofis yöneticisi.
İpucu: Kuruluşunuz Fax.Plus'a yeniyse Fax.Plus Enterprise Yönetici Tanıtım Eğitimi video serimizle başlayın. Bu makale, hesabınız kurulduktan sonra her yeni konumun nasıl ekleneceğini kapsar.
1. Adım: Konum için bir faks numarası edinin
Her konumun genellikle kendi faks numarası olur; böylece sevk eden sağlayıcılar, eczaneler ve sigortacılar gibi göndericiler her zaman doğru ekibe ulaşır.
- Yeni bir numaraya mı ihtiyacınız var? Kontrol Panelinizin Numaralar bölümünden bir numara satın alın. Bkz. Fax.Plus ile hangi numara türleri edinilebilir?
- Konumun mevcut numarasını mı koruyorsunuz? Göndericilerin kayıtlarını güncellemesi gerekmemesi için numarayı Fax.Plus'a taşıyın. Bkz. Fax.Plus ile numara taşıma süreci nasıl işler?
Not: Numara taşıma zaman alır ve mevcut sağlayıcıya bağlıdır. Gelen faksların kaçırılmaması için taşıma tamamlanana kadar konumun mevcut faks hizmetini etkin tutun.
2. Adım: Numaraya net bir ad verin
Numaraya, örneğin konum adı gibi bir Kolay Ad ekleyin. Bu, özellikle çok sayıda konumunuz olduğunda yöneticilerin ve personelin hangi numaranın hangi konuma ait olduğunu kolayca görmesini sağlar. Bkz. Bir faks numarasına nasıl Kolay Ad atayabilirim?
3. Adım: Konumun ekibini ekleyin
Yeni konumda Fax.Plus kullanacak her personeli davet edin. Bkz. Hesabıma nasıl üye ekleyebilirim?
Kuruluşunuz çoklu oturum açma (SSO) kullanıyorsa kullanıcıları bunun yerine kimlik sağlayıcınız üzerinden ekleyin. Bkz. SSO etkin hesabıma yeni ekip üyelerini nasıl davet edebilirim?
4. Adım: Rolleri ve yönetici erişimini belirleyin
Yeni konumda kimin neyi görüp yönetebileceğine karar verin:
- Konumun yöneticisine uygun rolü verin; böylece tam hesap erişimine ihtiyaç duymadan ekibine destek olabilir. Bkz. Rolleri ve izinleri anlama: Sahip, Yönetici, Üye ve Müdür.
- Yöneticilerin ekiplerinin gelen ve giden faksları görmesi gerekiyorsa hesap hiyerarşinizi kurun. Bkz. Bir yönetici ekibin tüm gelen ve giden faksları görebilir mi?
5. Adım: Faks numarasını atayın
Konumun numarasını, bu numaranın fakslarını almasını istediğiniz personele atayın. Bir numaraya atanan herkes, o numaranın gelen fakslarını Fax.Plus Gelen Kutusu'nda ve e-posta bildirimiyle alır.
- Ekibimdeki bir üyeye faks numarasını nasıl atayabilirim?
- Ekibimdeki birden fazla üyeye tek bir faks numarasını nasıl atayabilirim?
Sayfa kullanımını kontrol altında tutun: Bir numara birden fazla kullanıcıya atandığında, gelen her sayfa atanan her kullanıcı için kotanızdan bir kez düşer. 5 kullanıcının paylaştığı bir numaraya gelen 1 sayfalık bir faks 5 sayfa tüketir. Her numarayı yalnızca fakslarını almaya ihtiyaç duyan kişilere atayın. Diğer personel yine de hesabınızın varsayılan arayan kimliğini kullanarak faks gönderebilir.
6. Adım: Konum için gönderimi ayarlayın
Yeni konumdan gönderilen faksların doğru göründüğünden ve alıcılara ulaştığından emin olun:
- Arayan Kimliği: Konumun personeli için gönderen olarak hangi numaranın göründüğünü kontrol edin. Bkz. Ön tanımlı/varsayılan arayan kimliği nedir ve nasıl değiştirebilirim? Bir kullanıcının birden fazla numarası varsa bkz. Atanmış birden fazla faks numaramdan nasıl faks gönderebilirim?
- Faks üst bilgisi: Her sayfanın en üstüne yazdırılan satıra konumun veya kurumun adını ekleyin. Bkz. Faks üst bilgimi nasıl özelleştirebilirim?
- Kapak sayfası: Konumun tüm iletişim bilgilerini ve logosunu ekleyin. Bkz. Faksıma nasıl kapak sayfası ekleyebilirim?
- E-postadan gönderme: Personelin doğrudan e-posta istemcisinden faks göndermesine izin verin. Bkz. Birden fazla ekip üyesi için Email-to-Fax özelliğini nasıl etkinleştirebilirim?
Hasta bilgisi mi gönderiyorsunuz? Hesabınız HIPAA veya PHIPA uyumluysa personel, @tls.fax.plus adresindeki güvenli TLS Email-to-Fax özelliğini kullanmalıdır. Bkz. HIPAA ve PHIPA Uyumlu Fax.Plus Hesapları için Email-to-Fax.
7. Adım: Yayına geçmeden önce test edin
Yeni numarayı göndericilere duyurmadan önce hızlı bir test yapın:
- Konumdan, sahibi olduğunuz başka bir faks numarasına test faksı gönderin ve üst bilginin ve kapak sayfasının doğru göründüğünden emin olun.
- Konumun numarasına bir test faksı gönderin ve faksın atanmış tüm personele ulaştığını doğrulayın.
- Personel Email-to-Fax kullanıyorsa e-postadan da bir test faksı gönderin.
Testler başarılı olduktan sonra yeni faks numarasını sevk eden sağlayıcılarla, iş ortaklarıyla ve diğer düzenli göndericilerle paylaşın.
8. Adım: İlk haftalardan sonra kullanımı kontrol edin
Konum birkaç hafta yayında kaldıktan sonra etkinliğini Analizler bölümünden inceleyin. Bu bölüm, personelin hesabı kullanıp kullanmadığını ve planınızın toplam hacminize hâlâ uygun olup olmadığını gösterir. Bkz. Ekibim içindeki faks kullanımını nasıl takip edebilirim?
Personel değiştiğinde veya bir konum kapandığında
- Biri ayrıldığında: Kişiyi hesaptan kaldırın ve yalnızca ona atanmış numaraları, hiçbir faks kaçırılmasın diye yeniden atayın. Bkz. Ekibime nasıl kullanıcı ekleyebilir veya ekibimden kullanıcı kaldırabilirim?
- Bir konum kapandığında veya birleştiğinde: Numarasını fakslarını yönetecek ekibe yeniden atayın veya numarayı kaldırmadan önce seçenekleri görüşmek için destek ekibimizle iletişime geçin.
Yeni konum kontrol listesi
Bu kontrol listesini her yeni konum için kopyalayın:
| Görev | Tamamlandı |
|---|---|
| Faks numarası satın alındı veya taşıma talebi gönderildi | ☐ |
| Numaraya Kolay Ad eklendi | ☐ |
| Personel hesaba davet edildi | ☐ |
| Konum yöneticisine doğru rol verildi | ☐ |
| Numara yalnızca fakslarını alacak personele atandı | ☐ |
| Arayan kimliği, faks üst bilgisi ve kapak sayfası kontrol edildi | ☐ |
| Kullanılıyorsa Email-to-Fax etkinleştirildi | ☐ |
| Test faksı gönderildi ve alındı | ☐ |
| İlk birkaç haftadan sonra kullanım Analizler bölümünde incelendi | ☐ |
Yeni bir konum kurmak için yardıma mı ihtiyacınız var? Destek ekibimiz size yardımcı olmaktan memnuniyet duyar. Hesabınızın e-posta adresiyle ve eklediğiniz konum bilgisiyle bize ulaşmanız yeterlidir.