Sign.Plus şablonu oluşturuyorsanız alıcı (imzalayan) alanlarının isteğe bağlı olarak işaretlenebildiğini, ancak gönderen alanlarının işaretlenemediğini fark etmiş olabilirsiniz. Bu, bilerek yapılmış bir tasarımdır; işte bunun gerekçesi ve çözüm yolları.
Gönderen alanları neden varsayılan olarak zorunludur
Bir şablon oluştururken şablon göndericisine (siz veya imza talebini gönderen kişi) atanan alanlar, talep imzalayanlara gönderilmeden önce doldurulur. Şablon sihirbazı, alanı eklediyseniz onu doldurmayı amaçladığınızı varsayar. Bu, kritik alanlarda yanlışlıkla eksik bilgi girilmesini önler.
Uygulamada bir gönderen alanı nasıl boş bırakılır
Birkaç seçeneğiniz var:
Seçenek 1: Alanı şablona hiç eklemeyin.
Bir bilgi bazen boş kalıyorsa en basit çözüm, onu şablonun dışında bırakmaktır. Gerektiğinde belge bazında ekleyin.
Seçenek 2: Alanı ekleyin, ancak tek bir boşluk veya “Yok” girin.
Talebi gönderirken zorunluluğu karşılamak için alana tek bir boşluk, “Yok” veya “—” yazın. Alan, nihai belgede boş ya da bu yer tutucuyla görünür.
Seçenek 3: Bir alıcı alanı kullanın ancak onu “kendinize” atayın.
Alanı şablonunuza bir imzalayan alanıymış gibi ekleyin. Alanı, aslında siz olan (kendi e-posta adresiniz) bir “imzalayan”a atanacak şekilde yapılandırın. İsteğe bağlı olarak işaretleyin. Talep gönderildiğinde talebi önce siz alırsınız, alanı gerektiği gibi doldurur (veya boş bırakır) ve gerçek imzalayana iletirsiniz.
Seçenek 4: Birden fazla şablon sürümü kaydedin.
İsteğe bağlı alanı içeren bir şablon ve içermeyen başka bir şablon oluşturun. Her belge türü için uygun şablonu kullanın.
Şablon tasarımı için ipuçları
- Alanları amacına göre gruplandırın. Bir alan belge türü için “her zaman gerekli” ise ekleyin. Duruma bağlıysa onu dışarıda bırakıp gerektiğinde eklemeyi düşünün.
- Şablonları belge başına değil, iş akışı başına kullanın. Çok sayıda isteğe bağlı alan içeren tek bir şablon yerine “Standart sözleşme”, “Uluslararası sözleşme” ve “Yenileme sözleşmesi” için ayrı şablonlar kaydedin.
- Bir meslektaşınızla test edin. Yeni bir şablonu müşterilere sunmadan önce, akışın mantıklı olduğundan emin olmak için bir meslektaşınıza test gönderin.