Gerir vários signatários

Quando trabalha com assinaturas digitais, muitas vezes precisa de gerir documentos que exigem assinaturas de várias partes. A API eSignature Sign.Plus oferece opções flexíveis para gerir vários signatários através da funcionalidade de fluxo de assinatura. Este artigo irá guiá-lo pelo processo de configuração e gestão de vários signatários para os seus envelopes.

Compreender o fluxo de assinatura

O fluxo de assinatura, também conhecido como etapas de assinatura ou ordem de assinatura, define a sequência em que os destinatários interagem com um documento num envelope. Com a API eSignature Sign.Plus, pode criar fluxos de assinatura personalizados que se adaptam a vários cenários, desde documentos simples com um único signatário até processos de aprovação complexos com várias etapas.

Pontos-chave a lembrar:

1. Pode definir uma ordem de assinatura específica para cada destinatário num envelope.
2. Nem todos os destinatários são obrigados a assinar o documento. Alguns podem apenas receber uma cópia.
3. Os destinatários podem ter funções diferentes, como SIGNER ou RECEIVES_COPY.

Configurar as etapas de assinatura

Para configurar um fluxo de assinatura, irá utilizar o endpoint POST /v2/envelope/{envelope_id}/signing_steps.

Nota importante: O {envelope_id} no URL do endpoint deve provir de uma criação de envelope anterior. Certifique-se de que criou primeiro um envelope e tem o respetivo ID antes de configurar as etapas de assinatura.

Veja como estruturar o payload do seu pedido para diferentes cenários:

Cenário 1: Um único destinatário, uma única etapa de assinatura

Este é o caso mais simples, com apenas um signatário:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
}
]
}

Cenário 2: Vários destinatários, uma única etapa de assinatura

Neste caso, vários destinatários agem simultaneamente:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Mark Twain",
"email": "mark.twain@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}

Cenário 3: Vários destinatários, várias etapas de assinatura

Para fluxos de trabalho mais complexos, pode configurar várias etapas de assinatura:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Alice Doe",
"email": "alice.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Jane Doe",
"email": "jane.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Louis Dupont",
"email": "louis.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
},
{
"name": "Michel Dupont",
"email": "michel.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}


Neste exemplo, existem três etapas de assinatura:

1. John Doe assina e Bob Dylan recebe uma cópia.
2. Alice Doe e Jane Doe assinam ambas.
3. Louis Dupont e Michel Dupont recebem cópias.

Cada etapa tem de ser concluída antes de a etapa seguinte poder começar.

Práticas recomendadas para gerir vários signatários

1. Planeie o seu fluxo de trabalho: Antes de implementar, mapeie todo o seu processo de assinatura. Considere quem precisa de assinar, em que ordem e quem precisa de receber cópias.
2. Utilize as funções de forma adequada: Utilize as diferentes funções (SIGNER , RECEIVES_COPY) para garantir que cada destinatário tem o nível de interação correto com o documento.
3. Considere assinatura paralela vs. sequencial: Decida se alguns signatários podem assinar simultaneamente (na mesma etapa) ou se é necessária uma sequência estrita.

Ao tirar partido destas funcionalidades da API Sign.Plus, pode criar fluxos de trabalho de assinatura sofisticados que se adaptam a uma vasta gama de processos e requisitos empresariais.