Meerdere ondertekenaars beheren

Bij het werken met digitale handtekeningen moet u vaak documenten beheren die handtekeningen van meerdere partijen vereisen. De Sign.Plus eSignature API biedt flexibele opties voor het omgaan met meerdere ondertekenaars via de functie voor de ondertekeningsflow. Dit artikel begeleidt u door het instellen en beheren van meerdere ondertekenaars voor uw enveloppen.

De ondertekeningsflow begrijpen

De ondertekeningsflow, ook wel ondertekeningsstappen of ondertekeningsvolgorde genoemd, bepaalt in welke volgorde ontvangers met een document in een envelop werken. Met de Sign.Plus eSignature API kunt u aangepaste ondertekeningsflows maken voor uiteenlopende scenario's, van eenvoudige documenten met één ondertekenaar tot complexe goedkeuringsprocessen met meerdere stappen.

Belangrijke punten om te onthouden:

1. U kunt voor elke ontvanger in een envelop een specifieke ondertekeningsvolgorde instellen.
2. Niet alle ontvangers hoeven het document te ondertekenen. Sommigen ontvangen mogelijk alleen een kopie.
3. Ontvangers kunnen verschillende rollen hebben, zoals SIGNER of RECEIVES_COPY.

Ondertekeningsstappen instellen

Om een ondertekeningsflow in te stellen, gebruikt u het endpoint POST /v2/envelope/{envelope_id}/signing_steps.

Belangrijke opmerking: De {envelope_id} in de endpoint-URL moet afkomstig zijn van een eerder aangemaakte envelop. Zorg ervoor dat u eerst een envelop hebt aangemaakt en de bijbehorende ID hebt voordat u de ondertekeningsstappen instelt.

Zo structureert u de payload van uw verzoek voor verschillende scenario's:

Scenario 1: één ontvanger, één ondertekeningsstap

Dit is het eenvoudigste geval, met slechts één ondertekenaar:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
}
]
}

Scenario 2: meerdere ontvangers, één ondertekeningsstap

In dit geval handelen meerdere ontvangers gelijktijdig:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Mark Twain",
"email": "mark.twain@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}

Scenario 3: meerdere ontvangers, meerdere ondertekeningsstappen

Voor complexere workflows kunt u meerdere ondertekeningsstappen instellen:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Alice Doe",
"email": "alice.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Jane Doe",
"email": "jane.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Louis Dupont",
"email": "louis.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
},
{
"name": "Michel Dupont",
"email": "michel.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}


In dit voorbeeld zijn er drie ondertekeningsstappen:

1. John Doe ondertekent en Bob Dylan ontvangt een kopie.
2. Alice Doe en Jane Doe ondertekenen beiden.
3. Louis Dupont en Michel Dupont ontvangen kopieën.

Elke stap moet zijn voltooid voordat de volgende stap kan beginnen.

Best practices voor het omgaan met meerdere ondertekenaars

1. Plan uw workflow: Breng vóór de implementatie uw volledige ondertekeningsproces in kaart. Bedenk wie moet ondertekenen, in welke volgorde en wie een kopie moet ontvangen.
2. Gebruik rollen op de juiste manier: Maak gebruik van de verschillende rollen (SIGNER , RECEIVES_COPY) om ervoor te zorgen dat elke ontvanger het juiste niveau van interactie met het document heeft.
3. Overweeg parallel versus opeenvolgend ondertekenen: Bepaal of sommige ondertekenaars tegelijkertijd kunnen ondertekenen (in dezelfde stap) of dat een strikte volgorde noodzakelijk is.

Door gebruik te maken van deze functies van de Sign.Plus API kunt u geavanceerde ondertekeningsworkflows creëren die aansluiten bij een breed scala aan bedrijfsprocessen en vereisten.