Sign.Plus 템플릿을 만들다 보면, 수신자(서명자) 필드는 선택 사항으로 설정할 수 있지만 발신자 필드는 그렇지 않다는 것을 알게 되셨을 것입니다. 이는 의도된 설계이며, 그 이유와 대안을 아래에서 설명합니다.
발신자 필드가 기본적으로 필수인 이유
템플릿을 설정할 때, 템플릿 발신자(귀하 또는 서명 요청을 보내는 사람)에게 할당된 필드는 요청이 서명자에게 전송되기 전에 입력됩니다. 템플릿 마법사는 귀하가 필드를 추가했다면 이를 입력할 의도가 있었다고 간주합니다. 이는 중요한 필드에서 실수로 입력을 빠뜨리는 것을 방지합니다.
실제로 발신자 필드를 빈칸으로 두는 방법
다음과 같은 여러 옵션이 있습니다:
옵션 1: 해당 필드를 템플릿에 전혀 포함하지 않습니다.
어떤 정보가 때때로 비어 있다면, 가장 간단한 해결책은 이를 템플릿에서 완전히 제외하는 것입니다. 필요할 때마다 문서별로 추가하세요.
옵션 2: 필드를 포함하되 공백 하나 또는 "N/A"를 입력합니다.
요청을 보낼 때 필드에 공백 하나, "N/A" 또는 "—"를 입력하여 필수 조건을 충족시킵니다. 최종 문서에는 해당 필드가 비어 있거나 그 표시가 나타납니다.
옵션 3: 수신자 필드를 사용하되 "본인"에게 할당합니다.
서명자 필드인 것처럼 해당 필드를 템플릿에 추가하세요. 실제로는 본인인 "서명자"(본인의 이메일)에게 할당되도록 구성합니다. 이를 선택 사항으로 표시하세요. 요청이 전송되면 본인이 먼저 요청을 받아 필요에 따라 필드를 입력하거나(또는 비워 두고) 실제 서명자에게 전달합니다.
옵션 4: 여러 템플릿 버전을 저장합니다.
선택 필드가 포함된 템플릿 하나와 포함되지 않은 템플릿 하나를 각각 만드세요. 문서 유형에 맞는 템플릿을 사용하세요.
템플릿 설계 팁
- 목적별로 필드를 그룹화하세요. 특정 문서 유형에 항상 필요한 필드라면 포함하세요. 상황에 따라 필요한 필드라면 제외하고 필요할 때마다 추가하는 것을 고려하세요.
- 문서별이 아니라 워크플로별로 템플릿을 사용하세요. 여러 선택 필드가 있는 하나의 템플릿보다는 "표준 계약서", "국제 계약서", "갱신 계약서"용으로 각각 별도의 템플릿을 저장하세요.
- 동료와 함께 테스트하세요. 새 템플릿을 고객에게 배포하기 전에 동료에게 테스트 요청을 보내 흐름이 적절한지 확인하세요.