Chi può usare questa funzione?
Disponibile su Enterprise piano.
Accessibile ai proprietari e agli amministratori su Web App.
La conservazione dei documenti si riferisce alla pratica di memorizzare e conservare i documenti, registrazioni, e informazioni per un periodo di tempo specifico in conformità con i requisiti giuridici, regolamentari o aziendali.
implementando una politica di conservazione dei documenti, le aziende hanno la possibilità di rimuovere i loro documenti completamente crittografati dai nostri data center dopo un certo periodo. Lo scopo della conservazione dei documenti è di garantire che i documenti importanti siano conservati per riferimenti futuri, la conformità e le finalità giuridiche consentendo nel contempo lo smaltimento responsabile dei documenti che non sono più necessari.
La politica di conservazione dei documenti consente al proprietario dell'account e agli amministratori di specificare il numero di giorni di fax.Plus dovrebbe conservare ogni fax dopo la sua creazione. Una volta terminato questo periodo specificato, Fax.Plus eliminerà definitivamente i fax memorizzati. Questa azione è ampia e interesserà tutti i membri del team all'interno della vostra organizzazione Fax.Plus.
Avviso: Una volta eliminato un fax in base a questo criterio, questa azione non può essere annullata e i tuoi fax verranno eliminati definitivamente dopo il periodo definito.
Per impostazione predefinita, Fax. lus fornisce la crittografia completa utilizzando lo standard di crittografia avanzata a 256 bit (AES) per tutti i fax e i loro backup, e per offrire la più forte protezione della privacy, memorizziamo le informazioni personali degli utenti sul nostro data center svizzero, protetto dalla legge federale sulla protezione dei dati (FADP) e dall’ordinanza federale svizzera sulla protezione dei dati (FODP).
Le aziende che operano in settori regolamentati potrebbero avere ancora bisogno di rispettare requisiti rigorosi per quanto riguarda la memorizzazione dei fax. Tali requisiti possono comportare il mantenimento di fax in una regione specifica o la loro memorizzazione a livello locale o in un archivio designato. Mentre la nostra funzione Data Residency affronta i requisiti di residenza dei dati locali, la nostra politica di conservazione dei documenti consente alle aziende di optare per la rimozione dei loro fax completamente crittografati dai nostri data center dopo un certo periodo.
Per impostazione predefinita, tutti i file fax a riposo sono crittografati utilizzando lo standard di crittografia avanzata a 256 bit (AES) e memorizzati in centri dati svizzeri con la massima privacy e misure di sicurezza in vigore. Tuttavia, se è necessario eliminare i fax dai nostri server dopo un certo periodo di tempo per motivi di conformità, puoi specificare il tuo periodo ideale.
Segui questi passaggi per specificare il periodo di conservazione dei documenti:
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Accedi al tuo accountFax.Pluse vai alla sezioneProfilo sulla tua Dashboard.
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Sotto la scheda Conformità, trova Periodo di Conservazione dei Documenti.
- Successivamente, clicca su Modifica.
- Specificare il periodo di conservazione dei documenti per i fax ricevutie anche i fax inviati.
- Clicca su Conferma.