Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise.
Accessible aux Propriétaires et Admins sur l'application Web.
Si votre entreprise change de domaine d'email, par exemple de @oldcompany.com à @newcompany.com, la façon de mettre à jour vos utilisateurs dépend de l'activation ou non du provisionnement automatique des utilisateurs (SCIM) sur votre compte Fax.Plus.
- SCIM activé : modifiez les adresses email dans votre fournisseur d'identité. Les utilisateurs Fax.Plus existants sont mis à jour automatiquement et conservent leur historique de fax et leurs numéros de fax.
- SSO sans SCIM : les adresses email des utilisateurs existants ne peuvent pas être modifiées. Vous devez provisionner les nouvelles adresses en tant que nouveaux utilisateurs et leur donner accès à l'ancien historique, comme décrit ci-dessous.
Si vous utilisez le provisionnement automatique des utilisateurs (SCIM)
- Dans votre fournisseur d'identité, remplacez l'adresse email de chaque utilisateur concerné par une adresse du nouveau domaine.
- Vérifiez que les utilisateurs restent bien attribués à l'application Fax.Plus dans votre fournisseur d'identité, afin que la modification soit synchronisée avec Fax.Plus.
- Vérifiez que le format NameID est défini sur EmailAddress et qu'il envoie la nouvelle adresse.
- Demandez à l'un des utilisateurs concernés de se connecter avec sa nouvelle adresse et de vérifier qu'il retrouve ses fax et son numéro de fax comme avant.
Les utilisateurs conservent leurs comptes Fax.Plus existants : leur historique de fax, leurs numéros de fax et leur position dans la hiérarchie de votre compte restent donc inchangés. Aucune autre étape n'est nécessaire.
Si vous utilisez le SSO sans SCIM
Si vous modifiez les noms d'utilisateur dans votre fournisseur d'identité sans SCIM, les utilisateurs concernés ne pourront plus se connecter à Fax.Plus. Ils verront l'erreur suivante :
Nom d'utilisateur avec SSO NameID *** introuvable
Sans SCIM, l'adresse email d'un utilisateur existant ne peut pas être modifiée, et un utilisateur existant ne peut pas être rattaché à une nouvelle adresse. Lorsque le domaine change, votre fournisseur d'identité envoie un NameID qui ne correspond à aucun utilisateur de votre compte Fax.Plus, et l'authentification échoue.
L'utilisateur d'origine existe toujours dans votre compte, et tous les fax que cet utilisateur a envoyés et reçus lui restent rattachés.
Remarque : ne supprimez pas les utilisateurs d'origine. Leur historique de fax est rattaché à ces comptes utilisateur et ne peut pas être transféré vers une autre adresse email.
Remarque : conserver les utilisateurs d'origine dans votre compte n'a aucun impact sur votre facturation. Le plan Enterprise inclut un nombre illimité d'utilisateurs sans coût supplémentaire.
Marche à suivre
Provisionnez les nouvelles adresses email en tant que nouveaux utilisateurs, puis placez chaque nouvel utilisateur au-dessus de l'ancien utilisateur correspondant dans la hiérarchie de votre compte. Le nouvel utilisateur a alors accès à tout ce que l'ancienne adresse a envoyé et reçu.
- Dans votre fournisseur d'identité, vérifiez que le format NameID est défini sur EmailAddress et qu'il envoie la nouvelle adresse exactement telle qu'elle sera provisionnée.
- Provisionnez les nouvelles adresses email sur votre compte Fax.Plus via votre IdP. Chaque nouvelle adresse est créée en tant que nouvel utilisateur.
- Réattribuez le numéro de fax de l'ancien utilisateur au nouveau. Accédez à la section Numéros, repérez le numéro, cliquez sur More (⋮) puis sur Manage Assignment, et attribuez-le à la nouvelle adresse email. Le nouvel utilisateur reçoit un email confirmant l'attribution.
- Accédez à Users et cliquez sur Edit Hierarchy en haut à droite.
- Faites glisser et déposez chaque ancien utilisateur sous le nouvel utilisateur correspondant, afin que la nouvelle adresse devienne le Manager de l'ancienne.
- Cliquez sur Save pour confirmer et appliquer vos modifications.
- Demandez à l'un des utilisateurs concernés de se connecter avec sa nouvelle adresse et de vérifier qu'il voit bien les fax envoyés et reçus par son ancienne adresse.
Remarque : les fax envoyés sont propres à chaque utilisateur. Les Propriétaires et Admins n'ont pas accès aux fax envoyés par d'autres utilisateurs, seuls les Managers au sein d'une hiérarchie y ont accès. La mise en place de la hiérarchie est ce qui permet de rétablir l'accès à l'ancien historique d'envoi.
Après la modification
- Les nouveaux fax sont envoyés et reçus avec la nouvelle adresse email.
- Le numéro de fax reste attribué à la personne. Une fois le numéro réattribué, les fax entrants arrivent sous la nouvelle adresse, et l'ancien utilisateur ne conserve que ses fax passés.
- Les fax liés à l'ancienne adresse restent associés à l'ancien utilisateur et sont visibles depuis la nouvelle adresse, qui en est le Manager.
- L'ancienne adresse ne peut plus être utilisée pour se connecter dès lors qu'elle est supprimée de votre fournisseur d'identité.
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