Qui peut utiliser cette fonctionnalité ?
Disponible avec le plan Enterprise.
Accessible aux Propriétaires et Admins sur l'application Web.
Si votre entreprise change de domaine d'email, par exemple de @ancienneentreprise.com à @nouvelleentreprise.com, et que vous mettez à jour les noms d'utilisateur dans votre fournisseur d'identité, les utilisateurs concernés ne pourront plus se connecter à Fax.Plus. Ils verront alors le message d'erreur suivant :
Nom d'utilisateur avec SSO NameID *** introuvable
Pourquoi cela se produit
L'adresse email est l'identifiant unique d'un utilisateur Fax.Plus. Sur un compte SSO, l'adresse email d'un utilisateur existant ne peut pas être modifiée, et un utilisateur existant ne peut pas être réassocié à une nouvelle adresse. Lorsque le domaine change, votre fournisseur d'identité envoie un NameID qui ne correspond à aucun utilisateur de votre compte Fax.Plus, ce qui entraîne un échec de l'authentification.
L'utilisateur d'origine existe toujours dans votre compte, et tous les fax que cet utilisateur a envoyés et reçus lui restent rattachés.
Remarque : ne supprimez pas les utilisateurs d'origine. Leur historique de fax est rattaché à ces comptes utilisateur et ne peut pas être transféré vers une autre adresse email.
Remarque : conserver les utilisateurs d'origine dans votre compte n'a aucun impact sur votre facturation. Le plan Enterprise inclut un nombre illimité d'utilisateurs sans coût supplémentaire.
Que faire
Provisionnez les nouvelles adresses email en tant que nouveaux utilisateurs, puis placez chaque nouvel utilisateur au-dessus de l'ancien utilisateur correspondant dans la hiérarchie de votre compte. Le nouvel utilisateur a alors accès à tout ce que l'ancienne adresse a envoyé et reçu.
- Dans votre fournisseur d'identité, vérifiez que le format du NameID est défini sur EmailAddress et qu'il envoie la nouvelle adresse exactement telle qu'elle sera provisionnée.
- Provisionnez les nouvelles adresses email sur votre compte Fax.Plus via votre IdP. Chaque nouvelle adresse est créée en tant que nouvel utilisateur.
- Réassignez le numéro de fax de l'ancien utilisateur vers le nouveau. Rendez-vous dans la section Numbers, trouvez le numéro, cliquez sur More (⋮) puis sur Manage Assignment, et assignez-le à la nouvelle adresse email. Le nouvel utilisateur reçoit un email confirmant l'assignation.
- Rendez-vous dans Users et cliquez sur Edit Hierarchy en haut à droite.
- Faites glisser et déposez chaque ancien utilisateur pour qu'il se trouve sous le nouvel utilisateur correspondant, faisant ainsi de la nouvelle adresse le Manager de l'ancienne.
- Cliquez sur Save pour confirmer et appliquer vos modifications.
- Demandez à l'un des utilisateurs concernés de se connecter avec sa nouvelle adresse et de vérifier qu'il peut voir les fax envoyés et reçus par son ancienne adresse.
Remarque : les fax envoyés sont propres à chaque utilisateur. Les Propriétaires et Admins n'ont pas accès aux fax envoyés par d'autres utilisateurs, seuls les Managers au sein d'une hiérarchie y ont accès. La mise en place de la hiérarchie est ce qui permet de rétablir l'accès à l'ancien historique d'envoi.
Après le changement
- Les nouveaux fax sont envoyés et reçus sous la nouvelle adresse email.
- Le numéro de fax reste associé à la personne. Une fois le numéro réassigné, les fax entrants arrivent sous la nouvelle adresse, et l'ancien utilisateur conserve uniquement ses fax historiques.
- Les fax appartenant à l'ancienne adresse restent rattachés à l'ancien utilisateur et sont visibles par la nouvelle adresse en tant que Manager.
- L'ancienne adresse ne peut plus être utilisée pour se connecter une fois supprimée de votre fournisseur d'identité.
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