Gestione di più firmatari

Quando si lavora con le firme digitali, è spesso necessario gestire i documenti che richiedono firme da più parti. L'API Sign.Plus eSignature fornisce opzioni flessibili per gestire più firmatari attraverso la sua funzione di flusso di firma. Questo articolo ti guiderà attraverso il processo di impostazione e gestione di più firmatari per le tue buste.

Capire il flusso di firma

Il flusso di firma, noto anche come passi di firma o ordine di firma, definisce la sequenza in cui i destinatari interagiscono con un documento in una busta. Con l'API Sign.Plus eSignature è possibile creare flussi di firma personalizzati che ospitano vari scenari, dai semplici documenti one-signer ai complessi processi di approvazione in più fasi.

Punti chiave da ricordare:

1. È possibile impostare un ordine di firma specifico per ogni destinatario in una busta.
2. Non tutti i destinatari sono tenuti a firmare il documento. Alcuni possono ricevere solo una copia.
3. I destinatari possono avere ruoli diversi, come SIGNER o RECEIVES_COPY.

Impostazione delle fasi di firma

Per impostare un flusso di firma, utilizzerai l'endpoint POST /v2/envelope/{envelope_id}/signing_steps.

Nota importante: L' {envelope_id}nell'URL dell'endpoint deve provenire da una precedente creazione della busta. Assicurati di aver creato prima una busta e di avere il suo ID prima di impostare i passaggi di firma.

Ecco come strutturare la tua richiesta payload per diversi scenari:

Scenario 1: Singolo destinatario, singola fase di firma

Questo è il caso più semplice con un solo firmatario:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john. oe@esempio. om",
"ruolo": "SIGNER"
}
]
}
]
}

Scenario 2: Più destinatari, singola fase di firma

In questo caso, più destinatari agiscono contemporaneamente:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john. oe@esempio. om",
"ruolo": "SIGNER"
},
{
"name": "Mark Twain",
"email": "mark. wain@esempio. om",
"ruolo": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob. ylan@esempio. om",
"ruolo": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}

Scenario 3: Più destinatari, più fasi di firma

Per flussi di lavoro più complessi, è possibile impostare più fasi di firma:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john. oe@esempio. om",
"ruolo": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob. ylan@esempio. om",
"ruolo": "RECEIVES_COPY"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Alice Doe",
"email": "alice. oe@esempio. om",
"ruolo": "SIGNER"
},
{
"name": "Jane Doe",
"email": "jane. oe@esempio. om",
"ruolo": "SIGNER"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Louis Dupont",
"email": "louis. upont@esempio. om",
"ruolo": "RECEIVES_COPY"
},
{
"name": "Michel Dupont",
"email": "michel. upont@esempio. om",
"ruolo": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}


In questo esempio, ci sono tre passi di firma:

1. John Doe segni e Bob Dylan riceve una copia.
2. Alice Doe e Jane Doe entrambi i segni.
3. Louis Dupont e Michel Dupont ricevono copie.

Ogni passo deve essere completato prima che il passo successivo possa iniziare.

Migliori pratiche per la gestione di più firmatari

1. Pianifica il tuo flusso di lavoro: Prima di implementare, mappare l'intero processo di firma. Considera chi ha bisogno di firmare, in quale ordine, e chi ha bisogno di ricevere copie.
2. Use Roles Appropriately: Use the different roles (SIGNER ,RECEIVES_COPY) per garantire ad ogni destinatario il corretto livello di interazione con il documento.
3. Considera Parallelo vs. Firma sequenziale: Decidi se alcuni firmatari possono firmare contemporaneamente (nello stesso passaggio) o se è necessaria una sequenza rigorosa.

Sfruttando queste funzionalità dell'API Sign.Plus, è possibile creare sofisticati flussi di lavoro di firma che ospitano una vasta gamma di processi e requisiti aziendali.