Gestione di più firmatari

Quando si lavora con le firme digitali, spesso è necessario gestire documenti che richiedono la firma di più parti. L'API di firma elettronica di Sign.Plus offre opzioni flessibili per gestire più firmatari attraverso la funzionalità del flusso di firma. Questo articolo illustrerà il processo di configurazione e gestione di più firmatari per i propri envelope.

Comprendere il flusso di firma

Il flusso di firma, noto anche come passaggi di firma o ordine di firma, definisce la sequenza in cui i destinatari interagiscono con un documento in un envelope. Con l'API di firma elettronica di Sign.Plus, è possibile creare flussi di firma personalizzati adatti a vari scenari, da semplici documenti con un solo firmatario a complessi processi di approvazione a più passaggi.

Punti chiave da ricordare:

1. È possibile impostare un ordine di firma specifico per ciascun destinatario in un envelope.
2. Non è necessario che tutti i destinatari firmino il documento. Alcuni possono semplicemente riceverne una copia.
3. I destinatari possono avere ruoli diversi, come SIGNER o RECEIVES_COPY.

Configurazione dei passaggi di firma

Per configurare un flusso di firma, si utilizza l'endpoint POST /v2/envelope/{envelope_id}/signing_steps.

Nota importante: il valore {envelope_id} nell'URL dell'endpoint deve provenire dalla creazione di un envelope precedente. Assicurarsi di aver prima creato un envelope e di disporre del relativo ID prima di configurare i passaggi di firma.

Ecco come strutturare il payload della richiesta per diversi scenari:

Scenario 1: singolo destinatario, singolo passaggio di firma

Questo è il caso più semplice, con un solo firmatario:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
}
]
}

Scenario 2: più destinatari, singolo passaggio di firma

In questo caso, più destinatari agiscono contemporaneamente:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Mark Twain",
"email": "mark.twain@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}

Scenario 3: più destinatari, più passaggi di firma

Per flussi di lavoro più complessi, è possibile configurare più passaggi di firma:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Alice Doe",
"email": "alice.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Jane Doe",
"email": "jane.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Louis Dupont",
"email": "louis.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
},
{
"name": "Michel Dupont",
"email": "michel.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}


In questo esempio, ci sono tre passaggi di firma:

1. John Doe firma e Bob Dylan riceve una copia.
2. Alice Doe e Jane Doe firmano entrambe.
3. Louis Dupont e Michel Dupont ricevono le copie.

Ogni passaggio deve essere completato prima che possa iniziare il successivo.

Best practice per la gestione di più firmatari

1. Pianificare il flusso di lavoro: prima di implementarlo, definire l'intero processo di firma. Considerare chi deve firmare, in quale ordine e chi deve ricevere le copie.
2. Usare i ruoli in modo appropriato: utilizzare i diversi ruoli (SIGNER , RECEIVES_COPY) per garantire che ogni destinatario abbia il corretto livello di interazione con il documento.
3. Valutare la firma parallela o sequenziale: decidere se alcuni firmatari possono firmare simultaneamente (nello stesso passaggio) oppure se è necessaria una sequenza rigorosa.

Sfruttando queste funzionalità dell'API di Sign.Plus, è possibile creare flussi di firma sofisticati in grado di adattarsi a un'ampia gamma di processi e requisiti aziendali.