Gestión de varios firmantes

Al trabajar con firmas digitales, a menudo necesita gestionar documentos que requieren firmas de varias partes. La API de firma electrónica de Sign.Plus ofrece opciones flexibles para gestionar varios firmantes a través de su función de flujo de firma. Este artículo le guiará por el proceso de configuración y gestión de varios firmantes en sus sobres.

Descripción del flujo de firma

El flujo de firma, también conocido como pasos de firma u orden de firma, define la secuencia en la que los destinatarios interactúan con un documento en un sobre. Con la API de firma electrónica de Sign.Plus, puede crear flujos de firma personalizados que se adapten a diversos escenarios, desde documentos simples con un solo firmante hasta procesos de aprobación complejos con varios pasos.

Puntos clave que debe recordar:

1. Puede establecer un orden de firma específico para cada destinatario de un sobre.
2. No todos los destinatarios deben firmar el documento. Algunos solo pueden recibir una copia.
3. Los destinatarios pueden tener diferentes roles, como SIGNER o RECEIVES_COPY.

Configuración de los pasos de firma

Para configurar un flujo de firma, utilizará el endpoint POST /v2/envelope/{envelope_id}/signing_steps.

Nota importante: El valor {envelope_id} en la URL del endpoint debe provenir de una creación previa de sobre. Asegúrese de haber creado un sobre primero y de tener su ID antes de configurar los pasos de firma.

A continuación se muestra cómo estructurar el cuerpo de la solicitud para diferentes escenarios:

Escenario 1: Un solo destinatario, un solo paso de firma

Este es el caso más sencillo, con un solo firmante:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
}
]
}

Escenario 2: Varios destinatarios, un solo paso de firma

En este caso, varios destinatarios actúan simultáneamente:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Mark Twain",
"email": "mark.twain@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}

Escenario 3: Varios destinatarios, varios pasos de firma

Para flujos de trabajo más complejos, puede configurar varios pasos de firma:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Alice Doe",
"email": "alice.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Jane Doe",
"email": "jane.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Louis Dupont",
"email": "louis.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
},
{
"name": "Michel Dupont",
"email": "michel.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}


En este ejemplo, hay tres pasos de firma:

1. John Doe firma y Bob Dylan recibe una copia.
2. Alice Doe y Jane Doe firman ambas.
3. Louis Dupont y Michel Dupont reciben copias.

Cada paso debe completarse antes de que pueda comenzar el siguiente paso.

Prácticas recomendadas para gestionar varios firmantes

1. Planifique su flujo de trabajo: Antes de implementarlo, trace todo su proceso de firma. Considere quién debe firmar, en qué orden y quién debe recibir copias.
2. Utilice los roles adecuadamente: Utilice los diferentes roles (SIGNER , RECEIVES_COPY) para garantizar que cada destinatario tenga el nivel correcto de interacción con el documento.
3. Considere la firma en paralelo frente a la secuencial: Decida si algunos firmantes pueden firmar simultáneamente (en el mismo paso) o si es necesaria una secuencia estricta.

Al aprovechar estas funciones de la API de Sign.Plus, puede crear flujos de firma sofisticados que se adapten a una amplia gama de procesos y requisitos empresariales.