Umgang mit mehreren Unterzeichnern

Bei der Arbeit mit digitalen Signaturen müssen Sie häufig Dokumente verwalten, die Unterschriften von mehreren Parteien erfordern. Die Sign.Plus eSignature API bietet flexible Optionen für den Umgang mit mehreren Unterzeichnern über ihre Funktion für den Unterschriftenverlauf. Dieser Artikel führt Sie durch den Prozess der Einrichtung und Verwaltung mehrerer Unterzeichner für Ihre Umschläge.

Den Unterschriftenverlauf verstehen

Der Unterschriftenverlauf, auch als Unterschriftenschritte oder Unterschriftenreihenfolge bezeichnet, legt die Reihenfolge fest, in der Empfänger mit einem Dokument in einem Umschlag interagieren. Mit der Sign.Plus eSignature API können Sie individuelle Unterschriftenverläufe erstellen, die verschiedene Szenarien abdecken, von einfachen Dokumenten mit einem Unterzeichner bis hin zu komplexen mehrstufigen Genehmigungsprozessen.

Wichtige Punkte, die Sie sich merken sollten:

1. Sie können für jeden Empfänger in einem Umschlag eine bestimmte Unterschriftenreihenfolge festlegen.
2. Nicht alle Empfänger müssen das Dokument unterschreiben. Manche erhalten nur eine Kopie.
3. Empfänger können unterschiedliche Rollen haben, wie zum Beispiel SIGNER oder RECEIVES_COPY.

Unterschriftenschritte einrichten

Um einen Unterschriftenverlauf einzurichten, verwenden Sie den Endpunkt POST /v2/envelope/{envelope_id}/signing_steps.

Wichtiger Hinweis: Der Wert {envelope_id} in der Endpunkt-URL muss von einer vorherigen Umschlagerstellung stammen. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst einen Umschlag erstellt haben und dessen ID vorliegt, bevor Sie die Unterschriftenschritte einrichten.

So strukturieren Sie Ihre Anfrage-Payload für verschiedene Szenarien:

Szenario 1: Ein Empfänger, ein Unterschriftenschritt

Dies ist der einfachste Fall mit nur einem Unterzeichner:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
}
]
}

Szenario 2: Mehrere Empfänger, ein Unterschriftenschritt

In diesem Fall handeln mehrere Empfänger gleichzeitig:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Mark Twain",
"email": "mark.twain@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}

Szenario 3: Mehrere Empfänger, mehrere Unterschriftenschritte

Für komplexere Arbeitsabläufe können Sie mehrere Unterschriftenschritte einrichten:

{
"signing_steps": [
{
"recipients": [
{
"name": "John Doe",
"email": "john.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Bob Dylan",
"email": "bob.dylan@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Alice Doe",
"email": "alice.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
},
{
"name": "Jane Doe",
"email": "jane.doe@example.com",
"role": "SIGNER"
}
]
},
{
"recipients": [
{
"name": "Louis Dupont",
"email": "louis.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
},
{
"name": "Michel Dupont",
"email": "michel.dupont@example.com",
"role": "RECEIVES_COPY"
}
]
}
]
}


In diesem Beispiel gibt es drei Unterschriftenschritte:

1. John Doe unterschreibt, und Bob Dylan erhält eine Kopie.
2. Alice Doe und Jane Doe unterschreiben beide.
3. Louis Dupont und Michel Dupont erhalten Kopien.

Jeder Schritt muss abgeschlossen sein, bevor der nächste Schritt beginnen kann.

Best Practices für den Umgang mit mehreren Unterzeichnern

1. Planen Sie Ihren Workflow: Skizzieren Sie vor der Umsetzung Ihren gesamten Signierprozess. Überlegen Sie, wer unterschreiben muss, in welcher Reihenfolge und wer Kopien erhalten soll.
2. Verwenden Sie die Rollen sinnvoll: Nutzen Sie die verschiedenen Rollen (SIGNER , RECEIVES_COPY), um sicherzustellen, dass jeder Empfänger die passende Interaktionsebene mit dem Dokument erhält.
3. Berücksichtigen Sie paralleles vs. sequenzielles Signieren: Entscheiden Sie, ob einige Unterzeichner gleichzeitig (im selben Schritt) unterschreiben können oder ob eine strikte Reihenfolge erforderlich ist.

Durch die Nutzung dieser Funktionen der Sign.Plus-API können Sie anspruchsvolle Signier-Workflows erstellen, die eine Vielzahl von Geschäftsprozessen und Anforderungen abdecken.